Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện (VPĐD), và các đơn vị phụ thuộc là các hình thức mở rộng hoạt động của doanh nghiệp tại thị trường mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình và các điểm cần lưu ý khi thực hiện các hình thức này tại Việt Nam.
1. Thành Lập Chi Nhánh
a. Khái niệm:
- Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có nhiệm vụ thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm chức năng bán hàng, dịch vụ, và một số hoạt động khác.
b. Thủ tục thành lập:
- Soạn thảo hồ sơ: Hồ sơ thành lập chi nhánh thường bao gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Quyết định thành lập chi nhánh của công ty mẹ.
- Giấy ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật của chi nhánh.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ (bản sao).
- Điều lệ hoạt động của chi nhánh.
- Nộp hồ sơ: Đến Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở để nộp hồ sơ.
- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động: Sở Kế hoạch và Đầu tư xem xét hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
c. Quyền và nghĩa vụ:
- Quyền: Chi nhánh có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh như công ty mẹ nhưng không có tư cách pháp nhân.
- Nghĩa vụ: Chi nhánh phải tuân thủ các quy định pháp luật, thực hiện nghĩa vụ thuế, và báo cáo hoạt động theo quy định.
2. Thành Lập Văn Phòng Đại Diện (VPĐD)
a. Khái niệm:
- Văn phòng đại diện là đơn vị của doanh nghiệp có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp, thực hiện chức năng nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, và không có quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp.
b. Thủ tục thành lập:
- Soạn thảo hồ sơ: Hồ sơ thành lập VPĐD thường bao gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Quyết định thành lập VPĐD của công ty mẹ.
- Giấy ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật của VPĐD.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ (bản sao).
- Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương nơi VPĐD dự kiến đặt trụ sở.
- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động: Sở Kế hoạch và Đầu tư xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD nếu hồ sơ hợp lệ.
c. Quyền và nghĩa vụ:
- Quyền: VPĐD có thể thực hiện các hoạt động không mang lại lợi nhuận như tiếp thị, nghiên cứu thị trường, và hỗ trợ khách hàng.
- Nghĩa vụ: VPĐD phải báo cáo định kỳ với Sở Kế hoạch và Đầu tư, không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp.
3. Thành Lập Đơn Vị Phụ Thuộc
a. Khái niệm:
- Đơn vị phụ thuộc có thể là xí nghiệp, bộ phận, hay một đơn vị hoạt động độc lập dưới sự quản lý của công ty mẹ, thực hiện một phần hoặc toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.
b. Thủ tục thành lập:
- Soạn thảo hồ sơ: Hồ sơ thành lập đơn vị phụ thuộc bao gồm:
- Đơn đăng ký thành lập đơn vị phụ thuộc.
- Quyết định của công ty mẹ về việc thành lập đơn vị phụ thuộc.
- Điều lệ hoạt động của đơn vị phụ thuộc.
- Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý cấp tỉnh hoặc thành phố nơi đơn vị phụ thuộc dự kiến đặt trụ sở.
- Cấp Giấy chứng nhận: Cơ quan chức năng xem xét và cấp Giấy chứng nhận hoặc đăng ký cho đơn vị phụ thuộc nếu hồ sơ hợp lệ.
c. Quyền và nghĩa vụ:
- Quyền: Đơn vị phụ thuộc có quyền thực hiện các hoạt động được công ty mẹ giao phó và theo quy định của pháp luật.
- Nghĩa vụ: Đơn vị phụ thuộc phải báo cáo và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, bao gồm nghĩa vụ thuế và các quy định quản lý.
Lợi Ích và Lưu Ý Khi Thành Lập Các Đơn Vị Này
-
Lợi ích:
- Mở rộng thị trường: Giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động và hiện diện tại các khu vực mới.
- Tiết kiệm chi phí: Chi nhánh và VPĐD giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc mở mới công ty con.
- Quản lý tập trung: Giữ được sự kiểm soát và quản lý tập trung từ công ty mẹ.
-
Lưu ý:
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo tất cả các hoạt động của chi nhánh, VPĐD, và đơn vị phụ thuộc tuân thủ quy định pháp luật địa phương.
- Quản lý tài chính: Theo dõi và quản lý tài chính, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác để tránh rủi ro pháp lý.
- Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin hoạt động và báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
Việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, và các đơn vị phụ thuộc là một phần quan trọng trong chiến lược mở rộng hoạt động của doanh nghiệp. Hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp bạn thực hiện thành công và hiệu quả.
